Een werkgever is verplicht om een veiligheidsonderzoek aan te vragen voor personen die een vertrouwensfunctie gaan bekleden.
Vertrouwensfunctionaris
De persoon die het veiligheidsonderzoek ondergaat heet de ‘(kandidaat-)vertrouwensfunctionaris’. Op basis van het veiligheidsonderzoek besluit de UVO of een vgb afgegeven wordt. Daarnaast kan het ook zijn dat een werknemer een clearance nodig heeft. Hiervoor wordt ook een veiligheidsonderzoek aangevraagd.
Wat is een werkgever?
Binnen de Wet Veiligheidsonderzoeken (Wvo) wijkt de term ‘werkgever’ af van de werkgever in de arbeidsrechtelijke relatie. In de Wvo is de werkgever de organisatie die toegang geeft of verantwoordelijk is voor het te beschermen belang. Bij extern ingehuurd personeel is dus de opdrachtgever volgens de Wvo de werkgever. Een werkgever kan onder meerdere bedrijfsnamen een veiligheidsonderzoek aanvragen, bijvoorbeeld per vestiging. Die noemt de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO) inzenders. De naam van de inzender kan wel gelijk zijn aan de naam van de werkgever. Op de verklaring van geen bezwaar (vgb) komen altijd de gegevens van de inzender te staan en ook de communicatie vanuit de UVO gaat naar de inzender.
Portaal
Werkgevers kunnen voor het aanvragen van veiligheidsonderzoeken en het aan- en/of afmelden van vertrouwensfunctionarissen gebruik maken van een digitaal e-AV portaal.
Aanvragen veiligheidsonderzoek
Er zijn drie momenten waarop een veiligheidsonderzoek moet worden aangevraagd:
- Aan het einde van de sollicitatieprocedure;
- Na het verstrijken van een termijn van vijf jaar of een veelvoud daarvan moet het veiligheidsonderzoek herhaalt worden. Het verschilt per sector welke termijn hierbij gehanteerd wordt. Deze wordt vastgesteld door de vakminister;
- Er zijn nieuwe feiten of omstandigheden die een hernieuwd veiligheidsonderzoek rechtvaardigen. Een voorbeeld hiervan is een nieuwe partner. In het geval dat de werkgever vermoedt dat de functionaris een risico voor de nationale veiligheid is, dan kan er een melding worden gemaakt bij een accountmanager van de UVO.
Aan het veiligheidsonderzoek zijn kosten verbonden.
Afmelden vertrouwensfunctionaris
Op het moment dat een persoon stopt met een vertrouwensfunctie of overstapt naar een vertrouwensfunctie met een hoger veiligheidsmachtigingsniveau of overstapt naar een nieuwe werkgever moet de vertrouwensfunctionaris worden afgemeld door de werkgever.