CTIVD: behandeling inzageverzoeken zorgvuldig en op maat

De AIVD gaat bij de behandeling van inzageverzoeken bestuurlijke aangelegenheden over het algemeen zorgvuldig te werk en verricht maatwerk. Dat is het oordeel van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (CTIVD) in haar rapport dat vandaag naar de Kamer gaat.

Gegevens verstrekt die horen te worden verstrekt

De CTIVD is verder tevreden over de procedure rond  de ‘aanvragen tot kennisneming van gegevens’, zoals ze formeel heten. Met zo'n aanvraag kan iemand inzage vragen in archiefstukken over een specifiek onderwerp, een organisatie of een activiteit. Volgens de CTIVD geeft de dienst die gegevens vrij die hij behoort vrij te geven.

Archiefkast met hangmappen

In enkele gevallen vond de commissie dat de AIVD stukken had moeten vrijgeven die op grond van ‘bronbescherming’ niet zijn verstrekt. Het weigeren daarvan heet formeel een onrechtmatigheid. De CTIVD wijt dit echter aan “een onjuiste aanwijzing in de werkinstructie (..) dit betreft een onzorgvuldigheid en behoeft aandacht”. Ook heeft de dienst bepaalde documenten ten onrechte buiten beschouwing gelaten van het verzoek. De aanbeveling van de commissie om deze niet-verstrekte documenten nogmaals te beoordelen op vrijgave neemt de minister over.

Daarnaast constateert de commissie dat de dienst de wettelijke afhandelingstermijn van 3 maanden regelmatig niet haalt. Wel stuurt de AIVD tijdig ‘verdagingsbrieven’ om de verzoeker duidelijk te maken dat de behandeling vertraging heeft opgelopen. Het beoordelen van documenten is een arbeidsintensief proces, waarbij nauwkeurigheid voor snelheid gaat.

De commissie wijst er verder nog op dat bij afwijzing van verzoeken op basis van de weigeringsgronden 'actueel kennisniveau', 'bronbescherming' en 'persoonsgegevens van derden', standaardbrieven worden gebruikt waar betere motivering op zijn plaats is. De minister heeft toegezegd hiermee aan de slag te gaan.

Voor het onderzoek heeft de commissie 6 inzageverzoeken beoordeeld in de periode juni 2016 tot juni 2017.

Meer openheid

De commissie geeft naast de aanbevelingen ook nog advies aan de ministers om verzoekers meer tegemoet te komen en opener te zijn. Zo adviseert zij de AIVD een aanvraagformulier te plaatsen waarmee de verzoeker met gerichte vragen meer kan worden ondersteund. Ook pleit zij voor een vast contactpersoon voor vragen.

Sinds 1 mei biedt de AIVD de mogelijkheid om digitaal de aanvraag te versturen. De minister heeft de Kamer toegezegd te bekijken hoe verzoekers beter aan de hand kunnen worden genomen bij hun verzoek. Zij zegt in de brief aan de Kamer dat de mogelijkheid wordt onderzocht om een contactformulier op de website te plaatsen.

De CTIVD juicht het tot slot toe dat de AIVD verstrekte inzageverzoeken al sinds 2014 publiceert op zijn website en adviseert om dat actief te blijven doen.

Terughoudendheid AIVD niet gezien

Voor het onderzoek heeft de commissie ook gesproken met enkele ervaringsdeskundigen over het verkrijgen van inzage. De CTIVD stelt dat bij deze deskundigen het idee leeft dat de AIVD terughoudend is bij een inzageverzoek. De CTIVD ziet dat niet terug in de praktijk.

Lees het rapport nr. 58 van de CTIVD