Wie gaat werken met vertrouwelijke informatie of op een bijzondere locatie, gaat mogelijk een vertrouwensfunctie bekleden. In dat geval doet de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO) een veiligheidsonderzoek naar de persoon in kwestie.
De UVO is een gezamenlijke afdeling van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) en Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). Pas nadat het veiligheidsonderzoek is afgerond en er een verklaring van geen bezwaar (vgb) is afgegeven, mag de (kandidaat-)vertrouwensfunctionaris aan de slag.
We spreken van een vertrouwensfunctie wanneer personen in die functie over de mogelijkheid beschikken om de nationale veiligheid te schaden. Als iemand misbruik maakt van de toegang tot informatie of specifieke locaties, kan dit grote gevolgen hebben voor Nederland.
Veelgestelde vragen
Een veiligheidsonderzoek mag maximaal 8 weken duren. Dat is wettelijk vastgelegd. Als deze termijn niet wordt gehaald, stuurt de UVO een brief met meer informatie over de vertraging naar de werkgever en de (kandidaat-)vertrouwensfunctionaris.
Als er aanvullende gegevens nodig zijn om het onderzoek af te ronden - zoals wanneer er navraag moet worden gedaan in het buitenland - kan de UVO het onderzoek tijdelijk 'opschorten'.
Dit betekent dat de behandeltermijn tijdelijk wordt stilgezet tot alle informatie binnen is. Hierdoor kan de afronding van een onderzoek langer dan 8 weken duren.
Een veiligheidsonderzoek is officieel afgerond op het moment dat de werkgever en de (kandidaat-)vertrouwensfunctionaris per post het definitieve besluit ontvangen.
In beginsel blijft een verklaring van geen bezwaar (vgb) geldig totdat de vertrouwensfunctionaris de functie niet meer vervult (bij het verlaten van de functie vervalt de vgb van rechtswege), of tot het moment dat de vgb wordt ingetrokken. Het is afhankelijk van het beveiligingsbeleid van de werkgever op welk moment een herhaalonderzoek plaatsvindt. De uitvoering van periodieke herhaalonderzoeken, elke 5 jaar of een veelvoud daarvan, is in artikel 9 Wvo vastgelegd. Binnen de Rijksoverheid en Defensie is afgesproken dat veiligheidsonderzoeken met veiligheidsmachtigingsniveau (VMN) A minimaal elke 5 jaar worden herhaald en veiligheidsonderzoeken met VMN B en C minimaal eens in de 10 jaar.
Voor de burgerluchtvaart moet elke 5 jaar een nieuw veiligheidsonderzoek aangevraagd worden. Dit is door de verantwoordelijk vakminister vastgelegd in de aanwijzing achtergrondonderzoeken beveiliging burgerluchtvaart 2025.
Een verklaring van geen bezwaar (vgb) wordt eenmalig verstrekt. Als de vgb niet meer voorhanden is, kan er mogelijk een kopie van de oorspronkelijke verklaring worden afgegeven. De werkgever kan hiervoor een verzoek indienen door per mail of telefonisch contact met ons op te nemen.
Als er na 8 weken nog geen communicatie is geweest vanuit de Unit Veiligheidsonderzoeken, kan er contact opgenomen worden met het Klant Contact Center van de Unit Veiligheidsonderzoeken.
Binnen de Wet Veiligheidsonderzoeken (Wvo) wijkt de term ‘werkgever’ af van de werkgever in de arbeidsrechtelijke relatie. In de Wvo is de werkgever de organisatie die toegang geeft of verantwoordelijk is voor het te beschermen belang. Bij extern ingehuurd personeel is dus de opdrachtgever volgens de Wvo de werkgever. Een werkgever kan onder meerdere bedrijfsnamen een veiligheidsonderzoek aanvragen, bijvoorbeeld per vestiging. Die noemt de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO) inzenders. De naam van de inzender kan wel gelijk zijn aan de naam van de werkgever. Op de verklaring van geen bezwaar (vgb) komen altijd de gegevens van de inzender te staan en ook de communicatie vanuit de UVO gaat naar de inzender.
Om een veiligheidsonderzoek te kunnen starten, heeft de Unit Veiligheidsonderzoeken verschillende zaken nodig:
- Een volledig ingevulde en ondertekend aanmeldformulier door de inzender;
- Een volledig ingevulde en ondertekende Opgave Persoonlijke Gegevens door de (kandidaat-)vertrouwensfunctionaris;
- In het geval van een papieren aanvraag dient er ook een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs aangeleverd te worden.
Het aanleveren van deze documenten kan per post of ,onder bepaalde voorwaarden, digitaal.
Dat hangt af van het veiligheidsmachtigingsniveau (VMN) van het veiligheidsonderzoek. Een veiligheidsonderzoek op VMN A is uitgebreider dan een veiligheidsonderzoek op VMN C. Uiteindelijk is het zo dat het veiligheidsonderzoek over de (kandidaat-)vertrouwensfunctionaris gaat en niet over de familie of referenten van deze persoon. Wel kunnen zij worden meegenomen in de beoordeling, omdat zij invloed kunnen uitoefenen op de (kandidaat-)vertrouwensfunctionaris.
Als er aanvullende gegevens nodig zijn om een veiligheidsonderzoek af te ronden, bijvoorbeeld vanuit het buitenland, kan het onderzoek worden 'opgeschort'. Dit betekent dat de behandeltermijn tijdelijk wordt stilgezet tot alle informatie binnen is. Hierdoor kan de afronding van een onderzoek langer dan 8 weken duren.
Het is mogelijk dat er geen verklaring van geen bezwaar (vgb) of clearance wordt afgegeven. Dan neemt de Unit Veiligheidsonderzoeken een negatief besluit.
De Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO) mag bij een veiligheidsonderzoek geen bijzondere inlichtingenmiddelen inzetten. Dit betekent dat de UVO bij het uitvoeren van een veiligheidsonderzoek niemand volgt, hackt of afluistert. Wel heeft de UVO toegang tot bepaalde systemen zoals dat van de Centrale Justitiële Documentatie, de Basisregistratie Personen en Bureau Kredietregistratie.
In hoeverre de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO) de referenten checkt die zijn opgegeven voor het veiligheidsonderzoek is per veiligheidsonderzoek verschillend. Elk veiligheidsonderzoek is maatwerk en afhankelijk van wat de UVO tegenkomt in het veiligheidsonderzoek kan de UVO bepalen om wel of geen referenten te spreken. Het kan ook zijn dat het veiligheidsonderzoek aanleiding geeft om juist andere referenten te raadplegen dan de opgegeven referenten. In verband met bronbescherming vermeldt de UVO nooit wie er tijdens een veiligheidsonderzoek is gesproken.
De nieuwe Wet veiligheidsonderzoeken (Wvo) biedt de mogelijkheid om een locatie aan te wijzen waarbij toegang tot die locatie de nationale veiligheid kan schaden. Een aangewezen locatie is een fysieke locatie, maar kan ook uit meerdere fysieke locaties bestaan. Voor zo'n aangewezen locatie geldt een locatiegebonden verklaring van geen bezwaar (vgb). Iedereen die dan toegang nodig heeft tot de locatie, moet beschikken over een locatiegebonden vgb voor die locatie. Wel blijft de locatiegebonden vgb geldig bij een overstap naar een nieuwe functie op dezelfde aangewezen locatie en met hetzelfde veiligheidsmachtigingsniveau. Zo ontstaat er meer flexibiliteit voor sectoren waar werknemers met een vertrouwensfunctie regelmatig van werkgever wisselen en maakt het de overstap voor zowel de werknemers als de werkgever makkelijker.
Momenteel is er enkel voor de sector burgerluchtvaart een locatiegebonden vgb van kracht.
In de Leidraad aanwijzing vertrouwensfuncties en locaties staat beschreven hoe een locatie kan worden aangewezen en aan welke eisen moet worden voldaan.